Telefonansage für Öffnungszeiten – Beispiele und Vorlagen
Drei Fälle deckt fast jeder Betrieb ab: die regulären Öffnungszeiten, Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten und vorübergehend geänderte Zeiten. Unten stehen fertige Texte für alle drei.
Text vorbereitenReguläre Öffnungszeiten
Für den Normalfall: Anrufer hören, wer Sie sind und wann Sie erreichbar sind.
Öffnungszeiten
Reguläre Öffnungszeiten nennen
Herzlich willkommen bei [Firmenname]. Sie erreichen uns montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
Öffnungszeiten
Mit Samstagszeiten
Willkommen bei [Firmenname]. Wir sind montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr und samstags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr für Sie da.
Außerhalb der Geschäftszeiten
Wichtig ist hier die nächste Handlung: Nachricht hinterlassen oder später erneut anrufen.
Nach Feierabend
Außerhalb der Geschäftszeiten
Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Sie erreichen uns montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr. Gerne können Sie uns jetzt eine Nachricht hinterlassen.
Nach Feierabend
Mit Verweis auf die Website
Unser Büro ist derzeit nicht besetzt. Unsere Öffnungszeiten sowie ein Kontaktformular finden Sie unter [Internetadresse]. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Geänderte Öffnungszeiten
Befristete Abweichungen gehören mit Datum in die Ansage, damit Anrufer nicht rätseln.
Geändert
Geänderte Öffnungszeiten
Bitte beachten Sie unsere geänderten Öffnungszeiten: Ab [Datum] sind wir montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr für Sie erreichbar.
Geändert
Vorübergehend verkürzt
Vom [Datum] bis [Datum] sind unsere Öffnungszeiten verkürzt: Sie erreichen uns in dieser Zeit von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr.
Uhrzeiten verständlich sprechen
Eine Uhrzeit, die man lesen kann, ist nicht automatisch eine, die man versteht. Am Telefon hört Ihr Anrufer die Zahl nur einmal, ohne Kontext und oft nebenbei. Deshalb:
- Uhrzeiten so schreiben, wie sie gesprochen werden – nicht als 08:00–17:00, sondern „von acht bis siebzehn Uhr“.
- Nicht mehr als zwei Zeitangaben pro Ansage. Wer drei Zeitfenster hört, behält keines.
- Tage zusammenfassen: „montags bis freitags“ statt jeden Wochentag einzeln.
- Am Ende sagen, was der Anrufer tun soll – warten, Nachricht hinterlassen oder später anrufen.
Was in die Ansage gehört und was nicht
In die Ansage gehören der Firmenname, die Zeiten und die nächste Handlung. Nicht hinein gehören Werbebotschaften, eine Aufzählung aller Abteilungen oder mehrere alternative Rufnummern. Jede zusätzliche Information senkt die Chance, dass die wichtige ankommt.
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Fragen zur Öffnungszeiten-Ansage
Soll ich die Uhrzeiten in der Ansage nennen?
Ja, wenn sie stabil sind. Anrufer wissen dann, wann ein zweiter Versuch Sinn hat. Ändern sich Ihre Zeiten häufig, ist der Verweis auf die Website die haltbarere Lösung – sonst ist die Ansage ständig falsch.
Wie schreibe ich Uhrzeiten, damit sie gut klingen?
Ausgeschrieben und so, wie man sie spricht: „von acht bis siebzehn Uhr“ klingt natürlicher als „von 08:00 bis 17:00“. Bei halben Stunden ist „siebzehn Uhr dreißig“ eindeutiger als „17.30“. Im Generator können Sie das vorab anhören und anpassen.
Brauche ich eine eigene Ansage für Feierabend?
Das hängt von Ihrer Anlage ab. Viele Systeme schalten zeitgesteuert zwischen Tag- und Nachtansage um – dann brauchen Sie zwei Ansagen. Gibt es nur eine, sollte sie die Erreichbarkeit nennen und um eine Nachricht bitten.